Policy för visselblåsning

1. Inledning och bakgrund
   1.1 Hamara AB bedriver ett aktivt arbete för att främja en trygg och säker miljö för alla som interagerar med vår verksamhet, oavsett om det rör sig om anställda, arbetssökande, konsulter eller leverantörer.

1.2 Vi samarbetar med ett stort antal fristående samarbetspartners som utför uppdrag på vår begäran. Samtliga anslutna företag genomgår en bakgrundskontroll som säkerställer att de är registrerade för F/FA-skatt, anslutna till kollektivavtal (eller utbetalar löner som är likställda med kollektivavtalsenliga nivåer) samt innehar giltiga företagsförsäkringar.

1.3 Om du misstänker allvarliga missförhållanden av allmänt intresse eller lagöverträdelser inom Nordic Hamara AB AB eller hos någon av våra anslutna samarbetspartners, har du möjlighet att visselblåsa. Detta innebär att du kan rapportera ett problem till oss så att vi kan vidta lämpliga åtgärder.

1.4 Föreliggande policy klargör vilka som har rätt att visselblåsa, vad som kan rapporteras, hur rapportering går till, processen efter inkommen rapport samt dina rättigheter som visselblåsare. Denna policy uppdaterades senast den 1 februari 2024.

2. Vem får visselblåsa?
   2.1 Rätt att visselblåsa via våra interna kanaler tillkommer nuvarande eller tidigare tillhörande av följande kategorier:

• Anställda hos Hamara AB
• Praktikanter hos Hamara AB
• Konsulter verksamma för Hamara AB
• Arbetssökande hos Hamara AB
• Leverantörer och underleverantörer till Hamara AB
• Aktieägare i Hamara AB
• Styrelseledamöter i Hamara AB
• Rådgivare till Hamara AB
• Kunder till Hamara AB

3. Vad kan rapporteras?
   3.1 Visselblåsning kan ske då det finns anledning att anta att det inom Hamara AB eller hos anslutna samarbetspartners har förekommit, eller är sannolikt att det kommer förekomma:

• Missförhållanden av allmänt intresse, eller
• Överträdelser av lag.

3.2 Rapporteringen kan avse såväl aktivt handlande som underlåtenhet att handla, oavsett om missförhållandet uppstått genom avsiktligt agerande eller av misstag.

3.3 Exempel på rapporteringsbara missförhållanden inkluderar:

• Ekonomisk brottslighet (ex. bokföringsbrott, skattebrott)
• Trakasserier (ex. mobbning, sexuella trakasserier)
• Diskriminering av enskilda medarbetare
• Allvarliga brister i arbetsmiljön
• Allvarliga överträdelser av dataskyddsförordningen (GDPR)
• Allvarliga brister i informationssäkerheten
• Allvarliga brister avseende fysisk säkerhet på arbetsplatsen
• Korruption och mutor
• Allvarliga hot mot Hamara ABs grundläggande intressen

3.4 Frågor som rör det egna anställningsförhållandet, såsom missnöje med löneutveckling eller arbetsbelastning, omfattas normalt inte av visselblåsarfunktionen. Sådana ärenden bör i första hand tas upp med närmaste chef. Det rapporterade missförhållandet måste ha anknytning till vår verksamhet; händelser av privat karaktär eller som inträffar inom en annan organisation ska inte rapporteras via denna kanal.

4. Rapporteringsvägar
   4.1 Rapportering via fysiskt möte
   Du kan begära ett personligt möte för att lämna din rapport genom att kontakta oss via telefon på +46 (0)36 715 007. Med ditt samtycke kan mötet komma att spelas in. I annat fall kommer vi att upprätta ett protokoll över mötet som du ges tillfälle att granska och underteckna.

     4.2 Rapportering via e-post
    Rapport kan insändas via e-post till info@Hamaraab.com. För att vi ska kunna bedöma ärendet och avgöra    lämpliga uppföljningsåtgärder, bör rapporten vara så utförlig som möjligt. Bifoga gärna eventuell           dokumentation eller bilder som kan styrka rapporten.

    4.3 Rapportering via telefon
     Du kan även lämna en muntlig rapport genom att ringa +46 (0)36 715 007. Med ditt samtycke kan samtalet spelas in. I annat fall kommer vi att upprätta ett protokoll över samtalet som du ges möjlighet att granska och underteckna.

4.4 Rapportering via fysisk post
Rapport kan sändas per post till följande adress: Västra Torggatan 10A, 652 25 Karlstad, Sweden.

5. Information som bör undvikas i rapporten
   5.1 Vi ber dig att avstå från att inkludera information som inte är relevant för bedömningen av huruvida ett allmänintressant missförhållande eller en lagöverträdelse föreligger. Särskilt ombedes du att inte lämna känsliga personuppgifter (såsom uppgifter om hälsotillstånd, sexuell läggning eller fackföreningsmedlemskap) om det inte är absolut nödvändigt för att beskriva det aktuella missförhållandet.
6. Extern rapportering
   6.1 Du har även rätt att visselblåsa externt till behörig myndighet, förutsatt att det rapporterade missförhållandet eller lagöverträdelsen faller inom myndighetens ansvarsområde. Kontaktuppgifter till berörda myndigheter samt information om deras respektive ansvarsområden finns tillgängliga på följande webbadress: [Länk till Arbetsmiljöverkets lista]
7. Process efter inkommen rapport
   7.1 Inom sju dagar från att en rapport inkommit kommer vi att återkoppla till dig, under förutsättning att du inte avsagt dig vidare information eller rapporterat anonymt utan kontaktuppgifter. Återkopplingen kan utgöras av antingen en bekräftelse på mottagande eller en övergripande redogörelse för de åtgärder som vidtagits med anledning av rapporten.

   7.2 Om en mottagningsbekräftelse skickas, kommer vi därefter, inom tre månader, att lämna en övergripande beskrivning av de åtgärder som vidtagits till följd av rapporten.

     7.3 Inledningsvis görs vanligen en utredning för att pröva rapportens riktighet. Därefter kan beslut fattas om att inte vidta ytterligare åtgärder, alternativt att överlämna ärendet till relevant funktion inom Hamara AB för fortsatt hantering och beslut om åtgärder.

8. Skydd för visselblåsaren
   8.1 Under förutsättning att rapporteringen uppfyller kriterierna i denna policy och gällande lagstiftning, åtnjuter du skydd enligt lag (2021:890). Om du omfattas av tystnadsplikt kommer du inte att hållas ansvarig för åsidosättande av denna, förutsatt att du vid rapporteringstillfället hade skälig anledning att anta att rapporteringen var nödvändig för att avslöja det aktuella missförhållandet.

     8.2 Du är vidare skyddad mot repressalier. Med repressalier avses varje form av negativ åtgärd som en följd av rapporteringen, såsom avstängning, uppsägning, utebliven befordran, disciplinpåföljd, avslutad provanställning, skada på anseende eller, i fråga om leverantörer, hävning av avtal. Skyddet omfattar även personer som biträder dig vid rapporteringen samt företag som du äger eller har anknytning till.

      8.3 Rapporteringen kan ske anonymt om du så önskar. Samtliga personer som involveras i hanteringen av rapporten har lagstadgad tystnadsplikt.

9. Behandling av personuppgifter
   9.1 Personuppgifter som förekommer i en rapport kan komma att lagras i upp till två år efter det att uppföljningsärendet avslutats. Personuppgifter som saknar relevans för rapporten kommer att raderas.

   9.2 Behandlingen av personuppgifter sker med stöd av lag (2021:890) om skydd för personer som rapporterar om missförhållanden.

   9.3 För ytterligare information om hur Nordic Hamara AB behandlar personuppgifter och om dina rättigheter som registrerad, hänvisas till vår integritetspolicy: [Länk till integritetspolicy]

10. Frågor
    10.1 Vid frågor om visselblåsning eller hanteringen av din rapport är du välkommen att kontakta oss via telefon +46 (0)36 715 007 eller e-post info@Hamaraab.com.